Datenschutzerklärung

Version 1.0 — Gültig ab: 2026-01-01

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie [Company Name] („wir", „uns" oder „unser") personenbezogene Daten erhebt, verwendet und schützt, wenn Sie unsere Plattform zum Mitarbeiter-Onboarding („Dienst") nutzen. Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltende nationale Datenschutzgesetze einzuhalten.

1. Verantwortlicher

Der für Ihre personenbezogenen Daten verantwortliche Verantwortliche ist:

[Company Name] [Street Address] [Postal Code, City] [Country] E-Mail: [privacy@example.com]

2. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

E-Mail: [dpo@example.com] Anschrift: [Same as above]

3. Welche personenbezogenen Daten wir erheben

Wir erheben folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Konto- und Identitätsdaten:

• Vollständiger Name
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Profilbild (optional)

Beschäftigungsdaten:

• Eintrittsdatum
• Abteilung
• Rolle / Berufsbezeichnung
• Vorgesetzter

Nutzungs- und Aktivitätsdaten:

• Workflow-Fortschritt und Zeitstempel von Aufgabenabschlüssen
• Anmeldezeitstempel und IP-Adressen
• Browser- und Geräteinformationen (User-Agent)
• Innerhalb der Plattform durchgeführte Aktionen (Aktivitätsprotokoll)

Abrechnungsdaten (nur zentraler Kontoinhaber):

• Rechnungsname und -adresse
• USt-IdNr. (falls zutreffend)
• Zahlungsmitteldetails (verarbeitet von Mollie B.V.; wir speichern keine Kartennummern)

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich ist:

• Kontodaten: werden für die Dauer des aktiven Abonnements gespeichert und innerhalb von 30 Tagen nach Kontoschließung gelöscht.
• Aktivitätsprotokolle: werden 12 Monate lang gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
• Abrechnungsunterlagen: werden 7 Jahre lang aufbewahrt, um steuerliche und buchhalterische Pflichten zu erfüllen.
• Backups: werden im rollierenden 30-Tage-Zyklus überschrieben.

Nach der Löschung werden Daten dauerhaft aus allen Live-Systemen und innerhalb des jeweiligen Aufbewahrungszyklus auch aus Backups entfernt.

6. Mit wem wir Ihre Daten teilen

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir teilen Daten nur bei Bedarf mit folgenden Kategorien von Empfängern:

Alle Auftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO gebunden.

Wir können Daten auch offenlegen, wenn dies gesetzlich, behördlich oder gerichtlich vorgeschrieben ist.

7. Internationale Datentransfers

Wir übermitteln personenbezogene Daten nicht ohne geeignete Schutzmaßnahmen (Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Maßnahmen nach Kapitel V der DSGVO) außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

8. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15): Fordern Sie eine Kopie der von uns gespeicherten personenbezogenen Daten an.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16): Fordern Sie die Korrektur unrichtiger Daten an.
• Recht auf Löschung (Art. 17): Fordern Sie die Löschung Ihrer Daten an („Recht auf Vergessenwerden").
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): Fordern Sie an, dass wir die Nutzung Ihrer Daten einschränken.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Erhalten Sie Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format.
• Widerspruchsrecht (Art. 21): Widersprechen Sie einer Verarbeitung, die auf berechtigten Interessen beruht.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [privacy@example.com]. Wir werden innerhalb von 30 Tagen antworten.

9. Cookies und Tracking

Wir verwenden nur unbedingt erforderliche Cookies, die für die Funktion des Dienstes notwendig sind (Sitzungs-Cookie, CSRF-Token, Spracheinstellung). Wir verwenden keine Werbe- oder seitenübergreifenden Tracking-Cookies.

Bei Ihrem ersten Besuch wird ein Cookie-Einwilligungsbanner angezeigt. Das Ablehnen optionaler Cookies beeinträchtigt Ihre Nutzung des Dienstes nicht.

10. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen um, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Offenlegung zu schützen, darunter:

• Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.2+) und im Ruhezustand
• Rollenbasierte Zugangskontrolle
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Aktualisierung von Abhängigkeiten
• Mandantengetrennte Speicherung personenbezogener Daten (die Daten jeder Organisation werden in einer separaten Datenbank gespeichert)

11. Datenschutz von Kindern

Unser Dienst richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen. Sollten Sie den Verdacht haben, dass Daten eines Minderjährigen übermittelt wurden, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

12. Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Übereinstimmung mit geltendem Recht behandelt haben, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Deutschland: Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) — https://www.bfdi.bund.de.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen per E-Mail oder durch einen deutlich sichtbaren Hinweis innerhalb der Plattform mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten der Änderung informieren. Das „Gültig ab"-Datum am Anfang dieser Seite spiegelt stets die aktuelle Version wider.

Zuletzt aktualisiert: 2026-01-01